Prévoyance en entreprise : comment bien choisir son contrat ?

1. Qu’est-ce que la prévoyance collective ?

La prévoyance d’entreprise complète les prestations des régimes obligatoires de sécurité sociale.

Elle regroupe deux thématiques distinctes :

• La complémentaire santé, plus communément appelée la mutuelle.
• Et la protection sociale, soit les garanties des risques liés à l’incapacité de travail, l’invalidité permanente et au décès, ou encore à la dépendance.

Elle couvre donc deux types de risques liés à la personne des salariés : le risque de dommage corporel et le risque lié à la durée de vie.

Pour ce qui touche au risque lié au dommage corporel, sont concernés les affections ou états résultant d’une maladie ou un accident. Pour ces types de sinistres, les garanties permettant de couvrir le salarié sont les suivantes :

• La complémentaire santé, vient compléter les remboursements de l’assurance maladie pour ce qui concerne les frais de santé.
  
• Les indemnités journalières, qui s’appliquent en cas d’arrêt de travail et viennent compenser la perte de salaire qui pourrait en résulter.
  
• Les rentes invalidité, qui viennent compléter les revenus en cas d’invalidité partielle ou totale.
  
• Les capitaux invalidité, qui par le versement d’un capital en cas de situation d’invalidité permet l’aménagement du lieu de vie ou l’achat de matériel médical spécifique.
  

Pour ce qui concerne le risque lié à la durée de vie, sont concernées les garanties intervenant à la retraite, en cas de dépendance ou encore en cas de décès. Pour couvrir ces risques, les garanties concernées sont les suivantes :

• Le capital décès, qui est une somme versée à la famille en cas de décès du salarié, permettant de compenser la perte de ressources engendrée par la disparition de celui-ci.
• Ce dernier peut être complété par des rentes décès, conjoint ou éducation. Celles-ci peuvent être affectées à compléter les revenus du conjoint de façon temporaire ou viagère, ou encore à permettre de soutenir l’éducation des enfants jusqu’à leurs majorités, ou à leurs 25 ans en cas de poursuite des études après la majorité pour de nombreux contrats.
• La retraite collective, qui est un système d’épargne, dédié à la retraite, par capitalisation. Elle permet de constituer un capital en étant en activité. Celui-ci sera transformé en rentes viagères au moment du départ en retraite.
• La couverture dépendance est une garantie qui permettra au salarié de percevoir une rente viagère en cas de perte d’autonomie dans son grand âge. Cette rente permettra de couvrir tout ou partie des frais liés à cet état de dépendance.

Pour toutes ces garanties, les capitaux ou rentes versés viennent en compléments de ceux versés par le régime obligatoire de la Sécurité Sociale.

Les contrats de prévoyance collective ne prévoient pas toujours l’ensemble de ces garanties. Celles-ci sont choisies en fonction des possibilités et spécificités de l’entreprise, mais également en fonction des accords mis en place au sein de celle-ci.

2. Les étapes à respecter avant de mettre en place un contrat de prévoyance collective

Tout d’abord, il faut bien dissocier la complémentaire santé du reste des garanties. En effet, cette première est obligatoire dans les entreprises, tandis que les garanties liées au décès, à l’invalidité, à l’arrêt de travail, à la dépendance ou la retraite sont facultatives.

La mise en place d’un contrat de prévoyance collective en entreprise est obligatoire pour les garanties décès à minima pour les cadres. Elle est en revanche facultative pour les non cadres sauf si la convention collective ou un accord de branche le prévoient.

Donc, la première étape consiste à vérifier si cela est prévu par la convention collective qui régit le secteur d’activité de l’entreprise ou par un accord de branche spécifique. Si cela est prévu, les modalités d’adhésion et les garanties à mettre en place sont le plus souvent expressément spécifiées. Il peut en être de même pour l’organisme assureur.

La seconde étape consiste à choisir un mode de mise en place au cas où rien n’est prévu par la convention collective ou par un accord de branche. Il peut être institué soit : 

• Par un accord d’entreprise
• Par référendum adopté à la majorité des salariés concernés
• Par décision unilatérale du chef d'entreprise.

Ces deux dernières méthodes sont particulièrement adaptées aux TPE et PME.

Il convient de préciser que si la mise en place du contrat de prévoyance collective est instituée par décision unilatérale du chef d’entreprise, les salariés présents au moment de celle-ci auront les choix d’adhérer ou non au contrat. Celui-ci deviendra obligatoire à tous les nouveaux embauchés par la suite.

La troisième étape consiste à définir les principales caractéristiques des contrats de complémentaire santé et / ou de prévoyances, que ce soit pour ce qui concerne les garanties ou les prestations.

Si la mise en place s’effectue par un accord d’entreprise, ces points se précisent le plus généralement dans le cadre de négociations avec les représentants du personnel.

Les principales caractéristiques qu’il conviendra d’examiner sont les suivantes :

• Définir les critères pour déterminer le choix de l’organisme assureur.
• Choisir la périodicité de révision de ou des accords et du ou des contrats qui en résultent.
• Définir comment s’organisent les modalités et conditions tarifaires.
• Définir comment se découpent la part employeur et la part salarié.
• Définir le mode de calcul des prestations et conditions d’ouverture des droits.
• Définir quelles sont la ou les catégories de salariés affiliés à la ou aux couvertures.
• Définir quelles sont les conditions éventuelles de prise en charge de leurs ayants droit.
• Valider les éventuels délais de carence, de résiliation et / ou de dénonciation qui doivent s’appliquer.
• Définir les modalités et les échéances de revalorisation des prestations.
• Définir les modalités de portage, c’est-à-dire les conditions dans lesquelles l’organisme de prévoyance peut maintenir la couverture à titre individuel aux salariés en cas de départ de l’entreprise à la retraite ou au chômage.

Il peut bien évidemment y avoir des points autres qui seraient abordés si l’entreprise avait des spécificités propres du fait de son secteur d’activité par exemple.

Ce n’est qu’une fois que ces trois premiers points sont statués que la dernière étape peut être abordées, à savoir le choix de l’assureur.

3. Le choix de l’assureur et du contrat de prévoyance collective

Si aucun accord de branche faisant apparaitre une clause de désignation de l’organisme auprès duquel souscrire, l’entreprise est libre de le choisir.

En dehors du fait que les étapes préalables à cette souscription sont longues et mobilisatrices d’énergie, cette action va s’inscrire dans la durée et avoir un impact majeur sur les salariés de l’entreprise. En effet, les incidences sont aussi bien professionnelles, puisque c’est un acte de management fort et engageant de la part du chef d’entreprise, que personnelles, puisqu’elles couvrent des risques majeurs.

Le choix de l’organisme assureur est donc extrêmement important et stratégique.

Que ce soit pour ce qui touche à la prévoyance ou à la complémentaire santé, il existe plusieurs types d’organismes de gestion :

Que ce soit pour ce qui touche à la prévoyance ou à la complémentaire santé, il existe plusieurs types d’organismes de gestion :

• Les institutions à but non lucratif spécialisées dans la prévoyance, précisément dédiées à la gestion de la prévoyance collective. Dans ce type d’organisme, le conseil d’administration est composé de façon paritaire de représentants des employeurs et des salariés. Ces organismes sont régis par le Code de la Sécurité Sociale.
• Les mutuelles à but non lucratif qui sont gérées par des représentants élus des assurés. Ces organismes sont régis par le Code de la Mutualité.
• Les mutuelles d’assurance, à but non lucratif également, sont gérées par des représentants élus des assurés. Ces organismes sont régis par le Code des Assurances
• Les sociétés d’assurance, à but lucratif pour leurs parts, dont le conseil d’administration est désigné par les actionnaires. Ces organismes sont régis par le Code des Assurances.

Il y a donc des éléments très rationnels à prendre en compte, tels que :

• L’expertise de l’organisme assureur, qui est le premier point à valider. Il vaut mieux s’adresser à un intervenant de premier plan ou ayant une reconnaissance sur un secteur d’activité en particulier (bâtiment, médical par exemple).
• La solidité financière de cet organisme est également un élément très important.
• L’étendue des garanties et la flexibilité des contrats, notamment les renforts que les salariés peuvent ajouter si besoin sur des sujets tels que l’optique ou le dentaire par exemple.
• Les services proposés aux assurés, tels que les accès en ligne ou via des applications mobiles.
• La qualité de l’interlocuteur dédié à l’entreprise et des services de gestion.

Il est important de préciser que le régime de prévoyance d’entreprise doit être collectif et obligatoire. Pour cela, les garanties choisies doivent s’appliquer à tous les salariés d’une même catégorie (cadres ou non cadres) ou à l’ensemble des salariés de l’entreprise si cela est prévu par la convention collective ou un accord de branche, et cela indépendamment de la durée de travail hebdomadaire, de la nature du contrat de travail, du revenu annuel, de l’ancienneté, de l’âge du salarié ou encore son état de santé ou ses antécédents médicaux.

Il faut impérativement que ces conditions soient respectées pour que l’entreprise bénéficie des exonérations de charges sociales. Pour rappel, ces exonérations s’appliquent sur la part des cotisations prise en charge par l’employeur.

La dernière étape de la mise en place est la communication aux salariés. Une fois la compagnie et la formule de garanties choisies, l’organisme assureur s’occupe généralement de fournir les documents de communication aux salariés sur le régime minimal et les extensions (renforts) possibles. Il est important qu’un référent soit identifié au sein de l’entreprise et que celle-ci ait un interlocuteur privilégié chez l’assureur pour répondre aux questions à la fois du chef d’entreprise et des salariés assurés.

En résumé, il est essentiel de s’adresser à un organisme solide et reconnu pour la gestion de sa solution de prévoyance collective. Ensuite, il est important de bien choisir le contrat qui permet de couvrir des besoins spécifiques, s’ils en existent, liés à l’activité de l’entreprise, offrant de la souplesse dans les garanties et des outils facilitants pour les assurés.

Le succès de la mise en place réside dans le fait de bien respecter les différentes étapes préalables au choix du prestataire, en commençant par vérifier si sur le secteur d’activité de l’entreprise la convention collective ou un accord de branche n’oriente pas le choix du type de garanties, voire de l’organisme assureur. Si ce n’est pas le cas, il faut définir les modalités de mise en place puis définir les caractéristiques précises des garanties qui devront être retenues, pour quelles catégories d’employés, et éventuellement pour leurs ayant droits. Ce n’est qu’une fois ces pré requis validés que le choix de la compagnie d’assurance et du contrat peuvent se faire.

Une fois choisies, les garanties doivent s’appliquer à tous les salariés d’une même catégorie, le régime de prévoyance doit être collectif et obligatoire.

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